2009年11月16日月曜日

事務局のウラ側・part4~印刷機の入れ替え~

こんにちは。
事務局のウラ方、大久保です。
(何気に8月の全研依頼の投稿だったりします)

DEAR事務局のIT革命といえば、総務の一大業務!
・・・ということで出張ってみました。

この頃、OA機器の入れ替えや、データベース改築のことで、
その道のプロ(企業の担当者など)とお話をする機会が増えてます。

話(この場合、交渉というのかも)をする中で、
担当者にうまく伝わるように情報を出しつつ、整理しつつ、
結果として、コストを抑えながら、
事務局が必要とするサービスを受ける。

今回、封筒やセミナーチラシなどの印刷で活躍していた印刷機が寿命を迎えたため、
入れ替えのリース契約で、メーカーの営業の方とやりとりしましたが、、、

メーカーの意地と客(DEAR)の信頼を賭けた、仁義無き営業バトル!

特に、月額料金の桁数が1つ削れた時には、
「え゛っ、そこまで下がるの!?」と青ざめました・・・。

結果的には、現在の事務所に移転して以来お世話になっている、
これまでのメーカーと再度契約させていただきました。
・・・このご時世に、ここまでしていただいて良かったのか?
いや、これこそが競争社会(の氷山の一角)なのでしょうか。。。

対応する側は、そもそも交渉の勝手も分からず、ドキドキでしたが、
今まであったけど使っていなかった機能や、
料金体系の仕組みなど、改めて説明を受けてみて、
お金以外のコスト(作業の手間など)に目を向ける
いい機会になったかな、と思います。

見た目も見違えるくらい白くなって、
大切に扱いたい・・・ところですが、
バリバリ印刷をしてもらうのが本業ですし、
そこはしっかり働いてもらいましょう。

さて、お次のお題はたぶんIT(PCかデータベース)。
チョコチョコ情報収集を試みては
その圧倒的なボリュームにもみくちゃにされてますが、
そもそも、情報を管理するためのITなので、
情報に振り回されるのではなく、情報を活用できるようにならないと。。。

ここは総務担当の頑張りどころですね。

(大久保)

※投稿後、編集を加えました。

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